Créer une société ou reprendre une entreprise nécessite, postérieurement à son immatriculation au RCS, une mise à jour de ses informations en cas de changement. Ces ajustements réguliers délivrent une vision juste et précise de la situation d’une société. Cela concerne notamment le transfert du siège social ou le changement d’adresse personnelle du dirigeant. Ces deux informations doivent être obligatoirement modifiées sur le document K Bis.

Pourquoi faut-il mettre à jour un changement d’adresse KBis ?

L’adresse du siège social d’une entreprise individuelle fait partie des informations figurant sur le document officiel K-Bis qui atteste de l’existence juridique et de la légalité de l’entreprise. Il entérine la création ou reprise d entreprise. Lorsqu’il décide de créer une société commerciale ou une entreprise, tout entrepreneur a l’obligation de s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés (RCS). L’extrait K bis est le seul document légal prouvant cette immatriculation. Cette règle porte uniquement sur les activités commerciales qu’il s’agisse de personne physique ou morale. Les artisans et les professions libérales ne sont pas concernés. Lors d’une création d’entreprise, l’obligation déclarative de l’adresse de l’établissement ou du local d’habitation fait référence à l’article R. 123-38 du Code de commerce, pour les personnes physiques et à l’article R. 123-53 du Code de commerce, pour les personnes morales. Selon les articles R. 123-45 et R. 123-46 du Code de commerce, toute modification apportée (changement de siège social, augmentation ou réduction du capital, démission d’un gérant…) doit faire l’objet d’une demande d’inscription modificative. Ce document officiel peut en effet être demandé auprès du Greffe du Tribunal de commerce concerné, par tout public souhaitant avoir connaissance des informations qui y figurent. C’est le cas par exemple lors d’une candidature à un appel d’offres publics, pour l’ouverture d’un compte bancaire de société voire pour l’acquisition de matériel professionnel. La durée de validité est généralement de 3 mois.

La modification statutaire de l’entreprise

Lorsque le siège social de l’entreprise déménage, les formalités de changement adresse Kbis sont plus complexes que lorsqu’il s’agit d’un simple changement d’adresse personnelle. Toute modification du lieu d’implantation de l’entreprise commence par une prise de décision du transfert du siège social. Pour cela, l’organe compétent c’est-à-dire l’instance dirigeante doit convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE). Les modalités de convocation diffèrent selon le type de société et la taille de l’entreprise. Lorsqu’il s’agit d’une SARL, le gérant peut décider seul du transfert du siège social dans la mesure où il se situe sur le territoire français. Dans le cas d’une société civile par exemple, le changement d’adresse du siège social requiert une décision collective des associés réunis en assemblée générale. À l’issue de l’AGE, la rédaction d’un procès-verbal entérinera la décision prise. Si l’assemblée rend un avis positif, la société peut procéder à son changement d’adresse.

La publication de l’avis modificatif

L’extrait K-Bis étant un document public, toute modification dont il fait l’objet et notamment le changement d’adresse du siège social, doit être portée à la connaissance des tiers. Une fois que le PV de l’assemblée générale est rédigé, le gérant ou dirigeant dispose d’un mois pour publier l’avis modificatif. La procédure consiste pour cela à faire paraître une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL). Dans le cas d’un changement d’adresse vers un département différent, il faut alors publier deux annonces légales :

  • L’une dans le JAL du département d’origine
  • L’autre dans le JAL du département d’arrivée

Il est également possible d’envoyer une lettre de changement d’adresse de l’entreprise à l’ensemble des clients, fournisseurs et partenaires.

La mise à jour du K-Bis

Après avoir procédé à la publication du transfert du siège social de son entreprise, il faut penser au changement d’adresse du gérant sur le Kbis, par exemple, dans un délai d’un mois à compter de la date de modification. Il a pour cela deux solutions réalisables directement en ligne par voie dématérialisée ou par voie postale. Il devra ainsi au choix :

  • Déposer la déclaration de changement d’adresse auprès du greffe du tribunal de commerce de sa région.
  • Déposer la déclaration de changement d’adresse au Centre de Formalités des Entreprises (CFE).

Cette déclaration s’accompagne de la remise d’un dossier comportant diverses pièces justificatives, à savoir :

  • La copie du PV de décision de transfert du siège social lors de l’assemblée générale extraordinaire
  • Le justificatif attestant de la nouvelle adresse du siège social de la société
  • Un exemplaire des statuts après leur mise à jour
  • La copie de l’avis de parution du changement d’adresse dans un journal d’annonces légales
  • Le formulaire Cerfa n°11682*06 (personnes morales)
  • Le formulaire Cerfa n°11678*06 (personnes physiques)

Lorsque le dossier complet a été remis aux autorités compétentes, le changement d’adresse sur le K-bis est effectué par le greffe du tribunal de commerce. Il sera dès lors possible pour le gérant ou dirigeant de télécharger son extrait K-bis mis à jour.